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信息系统工程监理工作的理解

发布时间:2019-05-17 09:13

  摘要:信息系统监理由于起步较晚,一开始是沿用的传统建筑工程监理的“三控三管一协调”,后来发展成“四控三管一协调”,最后在工作过程中,逐渐完善成为了“五控五管一协调”,主要增加了风险控制、资产管理、知识产权管理。增加的部分充分体现了信息系统的特点,注重资产风险,注重知识产权,这也是信息系统工程项目区别于传统建设工程的地方。项目内容看不见、摸不着,过程相对难把控,因此项目风险也在无形中增大。知识产权的管理保护更加是现今信息社会的主题之一。本文阐述了信息系统工程监理工作范围、建设过程各阶段的监理工作内容及工作方法。


  关键词:五控,五管,一协调,方法,重点


  作者:朱跃林,孙兰


  中图分类号:S763文献标识码:A文章编号:1672-3791(2015)06(b)-0133-02


  在信息系统工程建设中,理解并把握好监理工作方法至关重要。


  1监理工作范围及内容


  监理范围涵盖招投标阶段、实施阶段、初验、试运行、终验和系统移交阶段的质量、进度、投资、变更控制,合同、信息和安全管理以及组织协调。


  监理工作核心内容是“五控五管一协调”。所谓“五控”即质量控制、进度控制、风险控制、投资控制、变更控制;“五管”即资产管理、合同管理、信息管理、安全管理、知识产权管理;“一协调”即对各参建单位组织协调。保障在计划时间内实现项目建设目标。


  信息系统监理由于起步较晚,一开始是沿用的传统建筑工程监理的“三控三管一协调”,后来发展成“四控三管一协调”,最后在工作过程中,逐渐完善成为了“五控五管一协调”,主要增加了风险控制、资产管理、知识产权管理。增加的部分充分体现了信息系统的特点,注重资产风险,注重知识产权,这也是信息系统工程项目区别于传统建设工程的地方。项目内容看不见、摸不着,过程相对难把控,因此项目风险也在无形中增大。知识产权的管理保护更加是现今信息社会的主题之一。


  监理工作主要分为工程前、中、后三个阶段,每个阶段都有不同的侧重点,掌握好这些不同,是做好监理工作的前提。


  工程前:协助建设方对项目的建设目标、投资、工期和技术难题进行分析,协助建设方组织有关领域的专家对项目总体规划、本期建设项目技术方案和设备选型进行论证和优化;协助建设方编制招标文件和组织招标投标活动;协助建设方审核施工合同。


  在实践中,信息系统监理参与工程前工作相对较少,往往是确定施工单位后才招监理标。因此,大家一旦有机会参与工程前工作,就应充分体现监理的作用,以帮助业主规避在工程中可能遇到的风险。


  例子:


  在某项目中,该监理方帮助建设方审核承建方的合同,该方主要提出了以下几处修改:①明确项目监理制度,要求承建单位服从监理的督促管理;②建议调整项目款支付步骤,改为项目设备到货后支付30%,项目初验后支付至60%,项目终验后支付至90%,维保期结束支付10%,修改后,由于项目款支付和项目里程碑严密对应,一方面有动力(资金压力)督促承建方尽快完成项目里程碑,另一方面可以有利于建设方和监理更好的把控项目进度;③建议合同中改为3年免费维护期,以防对合同内容解读的二义性。最后建设方在该监理方建议下,对施工合同进行了修改,并且在之后的合同履行过程中很好的得到了执行。


  这个事例是典型的通过监理的努力,在工程前便介入,而使得项目能够更好的实施。


  工程中:负责对工程建设过程进行质量控制;审查承建方的开工报告;审查批准承建方提交的施工进度计划;监督承建方按相关的标准和规范施工,督促承建方采取措施实现合同目标和要求;核实质量文件,对施工质量进行监督、评价,必要时通知承建方返工或停工;主持协商工程设计变更,调解合同双方争议,必要时处理索赔事项。


  如果说工程前的监理工作是事前控制,做好了之后可以事半功倍,使得建设任务能够更加顺利开展,那工程中的监理工作就是事中控制,是监理工作能够直接影响建设任务的最有效的途径。


  例子1:


  在某项目中,承建方提出某品牌服务器的变更,变更为其他品牌,理由是该品牌型号停产。该监理方接到变更申请后,进行了核查,通过与厂商电话联系和网上查询,证实该品牌型号确实停产了,但此厂商推出的新的替代型号。根据以上的信息,我监理方将情况通报给了承建方,并向建设方进行了汇报,最终修改了变更单,变更为同品牌的升级型号,并附上厂商的停产证明。


  这个例子是人们在工作过程中经常遇到的问题,往往承建方出于利益的考虑,希望借由停产更换品牌。在项目中,一般品牌不能随意变更,即使是停产且没有替代型号的情况下,也应在招标确定的若干品牌(一般是3个)中选择,而不是随意更换品牌。当由于建设方需求变化的情况下,建设方确需变更某品牌,也应由建设方发指令单,承建方根据指令单进行变更。如此才能确保建设方的利益不受损害。


  例子2:


  在某项目中,承建方在没有通过建设方和监理同意的情况下,擅自安装了某品牌的监控,和清单不符。我监理方一方面向建设方汇报,另一方面发书面通知单,要求其立即停工。之后直到承建方按照要求完成变更手续后,才同意其复工。


  此例意义在于不能让承建单位将不符合要求的产品擅自安装而变为既成事实,这样在之后的事情处理中,监理和建设方就会处于被动的地位。发现问题,应主动采取对策并及时汇报,防患于未然。


  工程后:协助组织工程竣工验收,审核工程过程文档是否齐全并满足相关标准及规范的要求,检查技术培训是否达到合同要求;协助编制竣工验收报告;协助对保修期内工程质量的检查、鉴定以及督促责任单位修理;督促整理承建方应交付的技术档案资料,协助建设方制定系统运行维护管理制度等。


  工程后的监理工作主要是对已完成内容的整理总结,这个期间承建方和建设方都需要整理文档组织验收并正式进入维保期,在这期间监理工作的主要内容就是协助承建方和建设方完成这些内容。例子:


  在某项目中,承建方由于经验问题,资料归档有困难,我监理方主动提供了竣工文档目录与范例供其参考,并帮助建设方安排验收会议议程,推荐验收专家人选,最终确保了验收会议的顺利进行。而同期建设方的另一个项目由于没有监理方,验收会议上出现了种种问题,因此验收就没有通过。


  在项目实施过程中,监理方应充分发挥工程项目经验比较多的特点,在过程中就应让承建方无论是施工还是文档规范有序,指导文档书写和归档。上例中两个类似项目的不同结果,充分体现了监理方的作用。


  2监理工作方法重点


  2.1质量控制的监理方法重点


  建设过程质量控制重点在目标控制和技术控制两个方面:


  目标控制,即承建方的建设结果是否满足建设方的质量要求和业务需求;


  技术控制,即承建方在实施过程中是否符合国家、行业的技术规范,并满足建设方的技术需求。


  在质量监理过程中,应灵活运用以下方法:


  (1)积极协助项目设计方、相关承建方和建设方共同审核、确认承建方的施工组织设计方案,确保系统实施方案符合工程总体设计的要求;


  (2)以信息系统工程建设验收规范、工程质量验收标准等为依据,督促承建方全面实现承建合同约定的质量目标;


  (3)对承建方的人员、设备、方法、环境等因素进行全面的监察,督促承建方的质量保证体系落实到位;


  (4)以质量预控为重点,做好施工组织设计方案、工程图纸、验收测试方案、培训计划等审核把关;


  (5)确定质量控制的关键节点,重点控制,必要时组织专家进行集体论证;


  (6)对工程的管线等隐蔽工程、关键工序和重要实施过程进行跟踪,发现质量问题及时纠正,消除质量隐患;


  (7)在重点建设工程的电气、通信、安全设备安装过程中,监理方应严格执行现场旁站监理;


  (8)有效地组织系统的联调测试和验收工作;


  (9)对工程项目中承建方的技术培训工作过程和效果进行监督和评估。


  2.2进度控制的监理方法重点


  监理方协助建设方确定合理的工期目标,并将工期要求写入承建合同;在项目实施过程中运用各种合情合理合法的手段保证工程项目总工期的实现。


  在进度监理过程中,应灵活运用以下方法:


  (1)审核承建方的进度分解计划,确认分解计划可以保证总体计划目标;


  (2)对项目实施进度进行实时跟踪,根据项目里程碑监督实施进展;


  (3)当工期目标发生偏离时,应及时指出,并提出对策建议,同时督促承建方尽快采取措施;


  (4)与建设方和承建方研究确定工程里程碑,并依据进度计划按时进行里程碑的阶段性验收;


  (5)工程施工全过程采用动态管理和主动预控的方法进行控制;


  (6)建立项目工作报告制度,采取工作日志、周报、月报汇报方式实时跟进工程实施状态,项目监理方应及时、定期向建设方通报工作进展情况、可能发生的问题等;


  (7)例会制度,通过定期召开例会方式协商解决施工过程中存在的问题;


  (8)规范沟通方式,面对面讨论方式为主,电话方式为辅,配合召开各种形式的协调会,编写《会议纪要》。


  2.3投资控制的监理方法重点


  投资控制工作任务主要是协助建设方合理安排资金投入。在计划拟订阶段协助建设方编制成本控制性目标及合同成本实施计划;在工程施工过程中审查承建方提交的资金流向;在系统验收阶段核实承建方的计量及单项成本,处理合同变更。


  (1)严格执行施工合同中所确定的合同价款以及支付步骤;


  (2)坚持未经审核通过的项目,监理方不予计量;


  (3)当由于变更或其他原因产生争议时,监理方将坚持合理、公正的原则,协调各方进行协商;


  (4)严格执行合同工期内支付工程款。


  2.4安全管理的监理方法重点


  信息系统工程安全监理工作包含信息安全、施工安全和知识产权保护三个方面。


  在项目实施过程中,监理方协助建设方和各承建方树立安全保密意识,根据工程要求建立严格的适合自身状况的安全保密制度。同时,注意人员施工安全,确保工程建设过程无事故。


  (1)项目实施过程中,应注意登高作业、用火用电等的安全,督促承建方对施工人员进行安全教育,注意检查施工人员安全教育台账。


  (2)对于保密要求较高的项目,建议建设方与各方签订保密协议,确保项目信息不随意外泄。


  (4)建立定期进行信息系统的安全教育与培训的制度,以多种方式,针对特定系统进行安全教育与培训。


  (5)检查承建方是否严格按国家安全生产法规和标准的要求,在施工中建立健全安全生产责任制,落实安全生产管理制度,加强施工现场的安全和文明施工管理;抽查施工现场的安全管理状况,督促整改安全隐患,避免发生安全事故;督促各承建方严格按照文明施工管理的有关要求,落实文明施工的各项管理措施。


  (6)遵守知识产权保护的相关法律法规,确保在工程实施采取正版软件。


  (7)检查非自主产权软件的使用权合法文件和证明。


  (8)对于项目建设过程中待开发的软件,应在承建合同中明确规定知识产权归属,避免产生不必要的知识产权纠纷。


  2.5合同管理的监理方法重点


  合同管理的原则为:事前预控、实时纠偏、充分协商、公正处理。合同管理内容包括:工程变更管理、工程暂停及复工管理、工程延期管理、处理索赔、调解合同争议、违约管理。


  (1)应建立完备的合同及信息管理制度,各方对项目的所有指令、批复、报告均以书面形式进行,并全部归档。任何形式对项目质量、数量、内容的变动,均须总监理工程师审核同意,并报建设方批准后,项目变更通知书方能生效。


  (2)建设方支付承建方工程款须按规范程序进行。承建方应向监理方提交工程款支付申请,经监理方审查通过后,由总监理工程师签署证明文件,建设方收到证明文件后,安排支付承建方工程款。


  2.6信息管理的监理方法重点


  做好信息管理的具体工作,主要体现在做好如下文档:


  (1)监理日志:监理工程师应逐日将所从事的监理工作写入监理日志,特别是涉及设计、施工和需要返工、改正的事项,应详细作出记录。


  (2)会议纪要:监理方为确保工程监理规范、有序、有效,按工程的进展召开的会议,分总体协调会议,技术研讨会议、现场协调会和监理组监理工作例会等都应做好会议纪要。


  (3)监理报告:监理方将定期或不定期地向建设方提供监理周报、月报等有关工程监理及项目管理等方面的信息。


  2.7组织协调的监理方法重点


  组织协调遵循公平、公正、独立的原则,守法原则,诚信原则,科学原则。


  为了开展好工程监理工作,要求项目监理方内部所有监理人员都能主动地在自己负责的范围内采用科学有效的方法进行协调工作。


  (1)组织与项目有关的协调会议,形成会议记录,做好会议管理。


  (2)组织好工程例会,确保会议组织效果,在会前、会中、会后或主持会议中采取多种措施以确保会议有效。


  (3)工程通知与回复,以通知与回复的形式让信息在在各单位内部人员之间流动,协调大家的意见与行动,以保障项目的总目标得以实现。本文来自《信息系统工程》杂志

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