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论国家记录与档案管理信息基础设施

发布时间:2019-05-18 09:22

  档案信息资源是国家信息资源的核心组成部分,相对于十二金工程等业务系统建设的水平,我国档案管理信息化建设相对滞后。这一方面是由于在资金投入、人力资源、宏观规划等方面的不足所致,更重要的原因在于对档案管理信息化的重要意义及其在国家信息化建设总体框架中的重要地位认识不够。我们主张从国家应用信息基础设施建设的高度,将记录与档案管理信息化建设纳入统一的框架中来认识。


  作者:李海军,王书琴


  从国家应用信息基础设施高度在统一框架中认识记录与档案管理信息化


  1993年9月,美国政府正式宣布实施“国家信息基础设施”(简称NII),也称为“信息高速公路”。之后,世界各国纷纷掀起了“国家信息基础设施”的建设热潮,我国的相应计划称作“中国国家信息基础设施”(简称CNII)。从信息的流动和共享过程看,CNII的基本体系结构包括:信息源、高速信息通道、信息用户终端设备和计算机控制管理系统四部分。从信息生态环境角度考虑,作者认为它由如下5个方面组成:(1)各类信息的采集、传输、存储、处理、服务等所需的各类硬件设备及其它们互联而成的网状信息通信体系;(2)各类基础性信息资源及资源库;(3)各类基础性应用系统,包括安全保障体系;(4)相关标准体系;(5)人力资源和组织架构,包括培训、教育和研发体系。如果仅仅把基础性通信网络体系作为国家信息基础设施,则难免会导致国家信息基础设施建设缺乏完善的动力机制而僵化不前。国家信息基础设施也是国家信息化战略总体框架的基础,所有专业领域的信息化工作在此基础上展开。从专业业务角度考虑,记录与档案管理信息化和图书管理、情报管理、交通、农业、城市管理等各类专业业务信息化具有同等重要的地位,都属于应用层次的内容。从整个社会运动的总体框架考虑,记录与档案管理对所有专业应用具有基础性支撑作用,是建立在国家信息通信网络基础设施之上的基础应用支撑,应该作为国家应用信息基础设施来建设。


  我们知道,在人类所有的社会活动中,都要产生规模不等的记录。从来源和规模来说,档案是记录的一个子集。但记录中的大部分在时过境迁后将自然地或人为地丢弃,只有其中重要的部分被保存转化为档案。档案与记录之间有割舍不断的联系。虽然二者运动轨迹和价值体现方式有所差异,但运动形态大致相同。从客观性、系统性和继承性角度考虑,应该将二者置于统一的框架中来规划和实施。


  早期的信息化解决方案总是将二者分而治之。比如办公自动化系统主要处理公文流转部分的记录管理,而档案管理系统则专门处理档案的信息化管理问题,很少有统一的公文档案综合管理系统。这一方面是由于记录与档案覆盖范围广、问题较为复杂,另一方面是由于根本就没有将二者置于统一的框架中来规划和设计。其结果是造成公文信息和档案信息相互割裂的信息孤岛现象。文档一体化的问题现在颇受重视,但比公文外延更广泛的记录,其与档案的一体化管理目前仍然没有得到足够的重视。将记录与档案信息管理提升为国家应用信息基础设施来认识,可以从全局出发,构建一个统一的、标准的记录―公文―档案管理体系,为信息时代的社会运动提供记录管理基础支撑。其优势在于有效地消除信息孤岛,形成完整一致的记录―公文―档案信息整合共享体系。其意义在于可极大地促进社会信息化进程,凸显记录、公文、档案管理在国家信息化战略中的基础支撑地位,为各专业领域的信息化进程保驾护航。


  记录分布于各行各业、各种活动中,可谓无处不在,无时不生。一个统一的、标准化的国家记录与档案信息管理总体架构,对于整合各类应用系统大有裨益。构建统一的记录与档案信息管理框架,可以对各类信息资源按照作用和功能进行有效的分类。例如消遣类的花边新闻积极意义很小,很快就会被淘汰而丢入信息垃圾堆中;而知识性、常识性的信息资源其积极意义较大,需要妥善保管并广泛传播;专利和具有知识产权性质的发明和创造性信息资源则要具备合理的使用规范约定;公文记录属于政务过程不可或缺的信息资源必须有效地保证其被高效准确地流转和处理;档案则是所有信息资源中极具价值的东西,要进行系统的分类归档,以备查考。总而言之,全部社会活动中的所有记录,都按照其社会价值和功能进行分类,形成一个完整的记录分类体系。在此分类体系的基础上部署相应的信息管理策略。这个策略构成记录与档案管理信息基础设施的基本信息层次体系。因此,记录与档案管理信息基础设施具有系统分类社会记录信息资源的作用。


  此外,我国政治体制以条块分割、纵横交错为特点,各部委纵向上管理相关领域的业务工作,各省区地方政府又分别管理各自区域内的相关事务。这种特征必然会在一定历史时期形成信息烟囱、信息孤岛现象。随着信息化的不断推进,信息孤岛和信息烟囱问题日益严重,成为阻碍信息化进程的重要因素。信息整合和共享是当前信息化建设面临的最大困难。从各类信息资源和应用系统中抽取出共性要素,并以此为线索进行信息整合和系统集成,是行之有效的策略。地理信息是所有信息资源的空间位置载体,安全保密是各类信息体系不可或缺的要素,而记录与档案管理又是各类业务正常运行和可持续发展的基础。这些信息资源和应用系统具有极高的共享性和规范性,同时又为其他业务系统提供一致性的、基础性的、特定功能支持。因此可以与其他信息资源和应用系统分离开,作为国家应用信息基础设施来重点建设。这样既可以保证统一性、标准性和规范性;又可以节约投资,减少浪费;更重要的是可以为信息整合和共享提供基础性支撑。从宏观规划层面和系统设计角度看无疑也是科学合理的。因此,将记录与档案管理信息化和地理空间、安全保密信息化建设并列为国家应用信息基础设施来规划,是信息化进程的必然要求。值得注意的是,记录与档案管理信息基础设施,本身也需要安全保密基础设施的保障,安全保密是它的生命线,因此在进行记录与档案管理信息基础设施建设时一定要切实保证信息安全。


  国家记录与档案管理信息基础设施的内容和组成


  除了记录和档案内容外,与之相关的一系列软硬件设施,也是国家记录与档案管理信息基础设施的建设内容。我们知道,随着信息化进程的不断推进,一些曾经风靡一时的设备如留声机、录音机、电影放映机等相继或正在地退出历史舞台,取而代之的是更先进的以计算机技术为支撑的新的电子设备。而这些设备及与其相配套的原始记录,面临损毁、丢失或者难以读取等危险。这表明,记录与档案管理在硬件设备层面就存在极大的危险。从软件层面看,老的数据格式不能被新版软件系统所支持、各种厂家所提供的数据格式和软件系统互不兼容等问题,使得肩负数据维护和管理重任的软件系统也面临不断推陈出新所带来的版本兼容问题。记录管理的硬件、软件淘汰更新问题,是一个普遍的社会现象,不是一个单位、一个组织所独有的困难。解决这样的问题需要从全社会角度、从国家信息化的总体体系架构去寻找方案。而这正是国家记录与档案管理信息基础设施的意义所在。


  值得庆幸的是,目前出现许多诸如网络存储、移动存储等的硬件解决方案。有些单位正在积极地建立信息设备博物馆,有的在积极建设历史软件库。但由于记录与档案管理信息体系涉及全社会各领域、各行业、各机构,不仅包括硬件设备问题,也包括信息格式、信号制式和软件版本问题,内容庞杂,协调难度极大,仅依赖个别单位、个别系统显然难以奏效。只有从整个国家信息化总体框架着眼才能妥善解决。


  从记录与档案信息基础设施的组成要素看,它可由下列部分组成:记录与档案信息管理的硬件体系、记录与档案信息管理的应用软件体系、记录与档案信息资源的内容与编目体系、相关的标准体系和政策法规、相应的人力资源与组织架构等。其中组织架构除传统的档案馆、博物馆、图书馆和各种文件中心、数据中心、设备博物馆等之外,还包括与记录与档案管理有关的外围组织,如社团组织、公益性记录管理团体等等。既要从一个完整的框架体系中去设计和构建国家记录与档案管理信息基础设施,还要针对各个组成部分分别构建相应的法规体系和操作规程。这样,我们就可以确保一个可靠的“国家记忆”机制。


  国家信息基础设施主要解决信息通讯问题,为信息社会构建信息高速公路。国家地理空间信息体系、国家信息安全保密体系、国家记录与档案信息管理体系是国家信息基础设施之上基础性信息应用和管理体系。这三个信息管理体系是所有领域各类业务信息化的基础,因此要作为国家应用信息基础设施来建设。记录与档案信息管理基础设施是国家的记忆功能所在,是中华民族进入信息时代必须具备的记忆网络支撑,应该受到应有的重视。本文来自《信息记录材料》杂志

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